Palembang, Palembangsekilan.com — Inovasi digital KAWAL PAK WALI (Koordinasi Agenda dan Penjadwalan Pimpinan melalui Kolaborasi dan Wadah Layanan Terintegrasi) berhasil meraih peringkat pertama dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) di lingkungan Pemerintah Kota Palembang. Terobosan ini digagas oleh Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kota Palembang, Paramiswari, guna menjawab kompleksitas koordinasi agenda pimpinan yang sebelumnya terfragmentasi dalam berbagai kanal komunikasi.
Sebelum penerapan sistem ini, pengajuan agenda dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) kerap disampaikan secara konvensional melalui aplikasi perpesanan, perantara staf, kepala subbagian, hingga pelaporan langsung kepada pejabat terkait. Keragaman jalur komunikasi tersebut berpotensi menimbulkan disinformasi, agenda yang terlewat, serta minimnya koordinasi. Tantangan kian kompleks ketika pimpinan perangkat daerah menyampaikan undangan langsung kepada Wali Kota tanpa melalui Bagian Protokol, sehingga tim memiliki durasi yang sangat terbatas untuk menyiapkan rangkaian kegiatan, termasuk penyusunan rundown dan teknis operasional.
“Alhamdulillah Inovasi digital KAWAL PAK WALI meraih peringkat pertama dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) di lingkungan Pemerintah Kota Palembang,” ujar Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kota Palembang, Paramiswari, kepada wartawan, Sabtu (5/9/2026).
Paramiswari menjelaskan bahwa melalui KAWAL PAK WALI, seluruh mekanisme pengajuan agenda kini terdigitalisasi secara penuh. OPD tidak lagi diwajibkan mendatangi kantor Protokol untuk menyerahkan dokumen undangan secara fisik. Dokumen dapat diunggah langsung melalui laman web resmi, di mana instansi pengaju dapat memantau progres verifikasi secara real-time, termasuk status persetujuan agenda.
“Teman-teman OPD tidak perlu repot mengantarkan undangan secara langsung ke Protokol. Cukup melalui aplikasi, kemudian bisa dipantau apakah sudah di-approve atau belum,” tuturnya.
Selain mengoptimalkan kinerja internal OPD, platform ini dirancang untuk mempermudah para pejabat yang mendapat mandat mewakili pimpinan dalam memantau jadwal kegiatan. Sistem notifikasi terintegrasi pada gawai memastikan informasi penjadwalan tersampaikan secara instan.
Aplikasi ini juga dilengkapi fitur penanda waktu dinamis yang mengindikasikan urgensi pelaksanaan kegiatan. Indikator warna akan beradaptasi secara otomatis berdasarkan sisa waktu menuju acara: berwarna hijau pada 60 menit menjelang kegiatan, dan bertransformasi menjadi oranye ketika memasuki 30 menit sebelum acara. Fitur pengingat ini esensial bagi pejabat yang bertugas mewakili Wali Kota, terlebih jika lokasi kegiatan berada di wilayah yang cukup jauh.
“Dengan melihat indikator waktu pada aplikasi, pejabat dapat segera mengetahui bahwa agenda sudah semakin dekat dan dapat memperhitungkan waktu perjalanan,” ungkap Paramiswari.
Saat ini, implementasi sistem telah dimanfaatkan oleh seluruh OPD hingga tingkat kecamatan. Memasuki tahun 2027, cakupan layanan diproyeksikan merambah hingga level kelurahan, Rukun Tetangga (RT), Rukun Warga (RW), hingga masyarakat luas.
Melalui ekspansi jangka panjang tersebut, masyarakat nantinya memiliki akses mandiri untuk mengunggah undangan bagi Wali Kota secara langsung via web tanpa perlu mendatangi Bagian Protokol. Transformasi ini diharapkan mampu menghadirkan tata kelola agenda pimpinan yang kian ringkas, terdokumentasi dengan baik, serta transparan.
“Jangka panjangnya mulai dari kelurahan, RT/RW, bahkan masyarakat umum bisa upload langsung melalui web untuk mengundang Pak Wali,” pungkasnya.(Nto)
